Conformidade: ausência nos Contratos pode suspender o fornecimento de produtos e serviços​

Nos dicionários, a palavra conformidade aparece como "concordância; algo ou alguém que se conforma, aceita ou está de acordo com", na vida corporativa, a conformidade é o estar de acordo com as normas legais, o normativo interno das organizações e o disposto nos contratos assinados entre as instituições. Por essa razão, a Conformidade de Contratos é um tema importante a todos do TRT8, especialmente aos gestores dos contratos, responsáveis diretos pela verificação da conformidade nos contratos sob sua responsabilidade.

​Mesmo tendo alguém diretamente responsável pelo seu acompanhamento, os contratos também podem ser monitorados por qualquer um dos usuários de bens e serviços provenientes deles. ​Normalmente, o fiscal ou gestor toma​m​ conhecimento​ sobre eventual não conformidade a partir de informação do próprio usuário final, no caso de fornecimento de bens. Por exemplo, se existe uma caneta e ela está em desconformidade​ ao disposto no contrato​, se por algum motivo não está funcionando, ou não é aquela adquirida conforme o ​termo de referência do ​contrato, o servidor tem o dever de ​informar o fiscal, ​para que as providências previstas sejam tomadas.

Um ​registro por ​e​-​mail, ​acompanhado do bem defeituoso, devem ser enviados a​o gestor do contrato,​ para que sejam tomadas as providências cabíveis perante a empresa, que será notificada e deverá apresentar justificativas em razão da desconformidade, sob pena de proposta de aplicação de penalidade, bem como ​substituição do bem defeituoso.

Para Ena Duque, Coordenadora de Governança Institucional​​, "​é importante entender o papel do servidor nesse processo, pois eles possuem essa atribuição de comunicar ao gestor". Ela também ​informa que os servidores ​podem buscar auxilio ​por meio do guia disponível no portal do TRT8. "Existe um guia de ​'​Gestão e Fiscalização de Contratos​'​ disponíve​l no site. Atualmente, ele está em fase de alteração. Vamos levar essas atribuições bem esmiuçadas da figura do gestor, do fiscal t​écnico e administrativo​, e, até final deste mês já devemos estar com ele no ar"​, destacou.

Um caso recente aconteceu no TRT8, onde foi constatado uma desconformidade no contrato do café. Foi identificado pelos próprios servidores a diferença no paladar entre o atual e aquele que tinha sido levado ao mostruário à época da licitação, motivo pelo qual a empresa foi classificada e vencedora.

O termo de referência elaborado pela COMAT se aplica a quase todos​ os contratos​, no caso de bem material, diferentemente de bens ​e​ serviço​s​, onde é definido a forma de execução, a produtividade e etc, que fundamenta a aquisição. No caso do café, por ser considerado um bem material, são definidas ações técnicas objetivas que ​estabelecem basicamente a especificação do material que a administração requer.

Após a formalização do contrato entre o TRT8 e a contratada, é designada uma fiscalização com essas três funções: o gestor, o fiscal t​écnico e o fiscal administrativo, que se dá através de uma portaria de designação da ​D​iretoria​-Geral.

Para ​explicar melhor sobre o contrato do café, o Coordenador da COMAT, Herlon Pereira​,​ explica que​,​ para a escolha de bens materias , primeiramente são definidos padrões de qualidade. No caso do café, foram definidas duas marcas atuais disponíveis no mercado, que posteriormente foram aprovadas pela administração e que são marcas recomendadas nos contratos do TST. Se houver no mercado uma marca similar, com as mesmas especificações, também pode ser aceita. Além de serem definidas de forma objetivas, é também solicitado um laudo, onde contenham análise microbiol​ó​gica, fisico​-​qu​í​mica, histológica e microsc​ó​pica do produto ofertado, que é mais um crit​é​rio objetivo para se apurar a conformidade do caf​é​.

Após essa etapa, um terceiro laudo,​ ​que trata de sentido sensorial, deve expedido por um laborat​ó​rio credenciado junto ​à rede brasileira de laboratórios analíticos em saúde. Após estas três etapas, é solicitado a empresa vencedora, o envio de amostras ao TRT8 para a avaliação subjetiva do órgão, pois o tribunal também verifica se ​o paladar deste café se parece com o padrão de referência exigidos pelo edital.

Os servidores que quiserem ​informar quanto ​à execução dos contratos de prestações de serviços, contratos de fornecimento de bens de natureza permanente, ou consumíveis, podem comunicar diretamente a fiscalização do contrato. Caso haja alguma dúvida sobre quem é o gestor, podem entrar em contato com a COGIN, por meio do email: cogin@trt8.jus.br